Заезды и гости. Аннуляции. Клонирование заездов
Создание Заезда
Добавление в Заявку нового Заезда производится кнопкой с плюсом в левом нижнем углу окна. При создании Заезда необходимо выбрать:
«Расчетный час» (если их более одного в вашем санатории) - или оставить имеющийся по умолчанию,
«Срок проживания» - ввести дату заезда с клавиатуры или пользуясь календарем, дата отъезда заполнится автоматически;
«Суток» - указать количество суток пребывания;
«Категория номера» - выбрать категорию размещения (в данном списке видно только те категории, которые имеют хотя бы один номер в доступном статусе в течение последних 10-ти дней; а также, если в базе ведётся более одного подразделения – то номера в данном подразделении по тому же условию);
«Квота» - выбрать, из какой части номерного фонда распределять места для этого заезда, это может быть одна из квот или свободная реализация. Свободная реализация (предлагается по умолчанию) это все места номерного фонда санатория кроме тех, что указаны в квотах.
После указания данных в шапке заезда следует добавить с помощью кнопки с плюсом гостей внутрь заезда. Для каждого гостя должна быть указана ценовая (возрастная) группа (взрослый/ребенок или выбор из разных вариантов возрастов детей), вид питания, вид лечения, количество основных (при одноместном размещении должно быть указано 2 места) и дополнительных мест, скидка (при её наличии), ФИО и пол (если эти данные известны).
При бронировании гостиничных услуг, облагаемых НДС, в поле «Вид лечения» должен быть указан вариант «Нет».
После выбора сроков и указания заезжающих, чтобы проверить наличие требуемого количества мест по данной категории в выбранные сроки, следует нажать кнопку с изображением столбчатой диаграммы. В панели отразятся) данные о доступности номеров и мест, как в целом, так и по квоте.
Для пересчета цены путевок следует нажать кнопку «Расчет» на панели инструментов и в появившемся диалоговом окне нажать «Да».
Для бронирования конкретного номера следует нажать кнопку «Бронирование номера» и в появившемся списке выбрать выбрать номер, нажать «Ввод».
Закладка «Журнал изменений»
Содержит записи о корректировке заезда – кем, когда и какая операция была выполнена. Если в данном журнале не указана какая-либо операция отдельно, то это означает, что заезд в момент создания уже имел такое состояние (например, не указана привязка номера, а он привязан - значит, автор заезда привязал его сразу при создании заезда).
Клонирование заездов
Для внесения заявок с большим количеством похожих заездов, можно воспользоваться возможностью клонирования заезда:
При установке флажка "Клонировать" становятся доступными поля "Количество заездов в день" и "Автозаполнение".
Количество заездов в день определяет число заездов, аналогичных клонируемому, которые будут созданы на каждый день.
Если переключатель "Автозаполнение" установлен в положение "Нет", то при нажатии кнопки "Ввод" будет создано столько копий заездов, сколько указано в поле "Количество заездов в день".
При установке переключателя в положение "Заполнить до даты" указанное количество заездов в день будет создано с соответствующим интервалом между заездами (например, 7 заездов каждые 14 дней вплоть до 31.12.2010).
При заполнении определенного количества дат заездов указывается необходимое количество дат и количество заездов в день (например, 5 дат заездов через 14 дней по 7 заездов на каждый день).
Оформление путевок «Мать и дитя»
Заявку необходимо создавать с заездом, в котором указывается 2 человека, и установить в данном заезде флажок «Выписывать путевку на заезд». Таким образом, при выписке бланка путёвки, автоматически будет предложен один бланк.
При поселении в «Ожидаемом заезде» будут присутствовать две строки с одной и той же путевкой. Их поселение следует оформить в обычном порядке на каждого из гостей.
Подбор вариантов
При относительно высокой загруженности Филиала, когда наличие свободных мест на запрошенный потенциальным гостем период не является очевидным, пользуйтесь подбором вариантов в СПК «ЗДРАВНИЦА».
Кнопка с изображением бинокля, расположенная в заявке в панели «Свободные места» вызывает подбор вариантов бронирования.
В данном окне по примерным датам заезда и приблизительной продолжительности система может подобрать все возможные в санатории варианты размещения . На рисунке указан подбор возможных вариантов заезда с 17 по 18 октября с длительностью 12-14 дней.
Аннуляция брони
Аннуляция брони производится путём выставления Заезду статуса «Отменённый» с помощью нажатия правой клавишей на необходимом заезде и выбора соответствующего статуса из выпадающего списка.
В случае, если гостям выписаны бланки (создана накладная), что отражено в соответствующем столбце в списке Заездов в Заявке, как парвило, необходимо также оформить возврат бланков путёвок (данный вопрос рассмотрен в пункте «Возврат бланков при аннуляции брони».